Zakaj se ideje izogibajo poslovnih sestankov?

Zakaj se ideje izogibajo poslovnih sestankov?
11 februarja, 2022 Omnibus

Skozi čas so organizacije iznašle popolnoma učinkovito orodje za uničevanje svežih zamisli – skupinske sestanke. Če želite v kali zatreti zamisli, skličite sestanek! In povabite nanj čim več udeležencev.

Kako prepoznamo takšen skupinski sestanek?

Po tem, da se nekaj “močnih posameznikov” glasno predaja strasti po občudovanju svojih izjemnih sposobnosti, ki jo skušajo uzreti v očeh ostalih udeležencev.

Tudi po tem, da večina tiho čaka na besedo ali kar na konec.

A organizacije so iznajdljive v iskanju rešitev za probleme, ki so jih same proizvedle. V želji po vključitvi širše skupine udeležencev, se sklicatelji pogosto odločijo, da bodo del sestanka namenili prevetritvi idej. Žal tukaj trčijo ob novo zaroto. Kakršnekoli ideje se kot po pravilu izogibajo prizorišču sestanka. Pravzaprav se poženejo v divji beg. Skačejo skozi okna, bežijo v višja nadstropja z dvigali, potuhnejo se globoko v zaklenjene predale.

Napetost v skupini se ob tem povečuje, v dobri veri sklicani priklici idej pa se kmalu vrnejo kot sestanki, parade samopomembnosti, nastopanja in poskusov predajanja nalog šibkejšim členom.

— ZDRAVILO ZA BOLEZEN SESTANKOVANJA

Čeprav se zver organizacije tega z vsemi štirimi otepa, je zmanjšanje števila sestankov torej lahko prvi korak k boljšim možganskim viharjem. Toda ne tudi zadosten.

Ideje je treba nekako ujeti in spodbuditi  k usmerjanju na določene probleme.

Pogosto se v odgovor ponudi skupinsko možgansko viharjenje.

Skupina udeležencev se povabi v en prostor (ali v eno online klepetalnico tipa Meet ali Teams) in usmeri k diskutiranju. Sproži se bolj ali manj glasna debata. Ideje se v takšnih razmerah sicer prikradejo iz skrivališč. A rado-vednost se kmalu poleže, ideje utečejo, medtem pa se možganska viharjenja iztečejo v različne stranpoti. Na koncu skrite organizacijske silnice ponovno vzpostavijo hierarhije. Prevladujoči posamezniki spet vodijo in usmerjajo debate, ki vodijo daleč proč od rešitev problema.

— KREATIVNI ŠPIL ZA USPEŠNO VIHARJENJE

Tako smo že skoraj obupali nad idejami v organizacijskem okolju, ko nas je projektna postavila pred skoraj nepremostljiv zid: kako v kratkem času povezati ekipo naročnika, jo spraviti ven iz škatle in pripraviti nove rešitve zahtevnega maloprodajnega projekta?

Na začetku je bilo seveda priznanje in spoznanje, da skupinski sestanki ne proizvajajo dobrih idej.

Nato novo priznanje: tudi skupinski brainstorming pogosto ne pripelje do rešitev. Treba ga je nadgraditi.

Poskusili smo različne oblike in se nato ustavili pri metodi, ki smo jo za potrebe naših delavnic še dodatno prečistili. Poimenovali smo jo “špil”, saj na njej sodelujejo udeleženci različnih profilov, pa tudi njen format je ustrezno kratek.

Tukaj torej sedaj objavljamo mali recept, ki preverjeno deluje.

1) Določi se oseba, ki prevzame vlogo usklajevalca špila. Ta osebe ne sodeluje neposredno v generiranju idej oz. rešitev problema, marveč udeležence pri tem spodbuja in usmerja.  Če ni na voljo zunanji usklajevalec, potem se eden od udeležencev izloči iz špila in prevzame to vlogo.

2) Pojasni se cilj brainstorminga = problem, za katerega se išče rešitev. Pri tem je pomembno poskrbeti za ustrezno vzdušje. Ideje so namreč plahe in se vedejo kot mačke. Če jih želite na silo priklicati, se umaknejo. Če pa jim zadiši po igri, so takoj pripravljene na druženje. Ko so tako ideje pripravljene na sodelovanje, nastopi ena od usklajevalčevih glavnih nalog: poskrbeti, da v začetni fazi nihče ne ocenjuje idej. Cilj špila namreč ni generiranje pametnih idej, ki naredijo vtis na druge – marveč generiranje vseh mogočih idej. Tudi takšnih, ki se v tem trenutku še ne zdijo logične.

3) Sedaj nastopi še ena od ključnih faz. Za razliko od klasičnega skupinskega brainstorminga se poskrbi za anonimnost avtorjev idej. Kako? Ena sodobna možnost je, da usklajevalec že pred samim špilom izvede online anketo. Pripravo takšne ankete ponujajo že vsem dostopni Google obrazci (Google Forms). Na ta način udeleženci anonimno vpišejo svoje ideje oz. rešitve nalog. Če poteka delavnica fizično v skupnem prostoru, potem usklajevalec premeša post-it listke.

4) Omeji se čas za zbiranje idej. 5 – 8 minut zatopljenosti dela čudeže. Ideje so poskočne, a se kmalu utrudijo. Igrati se je treba z njimi, ko skačejo, se prepletajo, navezujejo in presenečajo. Ko pa se utrudijo, je treba to spoštovati!

5) Usklajevalec zbere rezultate idej. Ravzrsti listke ali uredi rezultate online ankete. Šele sedaj pride do ocenjevanja. Zastavi se vprašanje: Katera od idej bi po vašem mnenju najbolje rešila problem? Vsak od udeležencev dobi določeno število pik, ki jih mora razdeliti med zbrane ideje. Kdo je avtor, je tudi sedaj popolnoma nepomembno. Šef ali čistilka – oba razpolagata z enakim številom točk. Šef ali čistilka – ideje obeh so popolnoma enakovredne pred ocenjevanjem.

6) Izberejo se top 3 ideje, ki so pripravljene na nadaljnjo obdelavo. Preostanek idej se spravi v arhiv za druge priložnosti.

— ZAKAJ TO IMENUJEMO ŠPIL?

Špil je sestavna, a tudi samostojna enota Omnibus delavnic. Lahko bi mu rekli naloga, a želimo poudariti odprto naravo ustvarjanja idej in rešitev problemov.

Format špila je dovolj kratek, da spominja na glasbeni nastop, kjer v medsebojno interakcijo stopijo različni instrumenti. Le da namesto instrumentov sodelujejo različni slogi, znanja in vloge udeležencev. Pavze so lahko del špila.

Špil tudi asociira na dobro partijo kakšne od družabnih iger. Pravzaprav se poskuša pri dobrem špilu zbuditi vzdušje brezskrbnega, a poglobljenega razmišljanja pri družabnih igrah.

Špil je poleg tega dejavnost, ki poteka po določenih pravilih – tudi to je ena od sopomenk tega izraza.

Še ena stvar: z vidika spodbujanja ustvarjalnosti je to bolj špil kot naloga ali vaja.

— KAJ PRINESE TAKŠEN BRAINSTORMING ŠPIL?

Z zgoraj navedenimi potezami se ubije več muh na en mah (ali drugače: poskuša prelisičiti organizacijsko zver, ki se uspešno hrani z goltanjem idej).

  • ukine se vsakdanja hierarhija → ideje se namreč bojijo šefov, ki kritizirajo napake
  • avtorstvo idej ni več pomembno → zmanjša se element lastninjenja in »nastopaštva«
  • besedo enakovredno dobijo tudi sicer spregledani in preslišani posamezniki → s tem se prebudijo skrite zamisli, okrepi pa se tudi motivacija v celotni ekipi
  • poveča se število neobičajnih idej, saj te nastajajo ločeno od skupine, ki sicer hitro poskrbi za povprečje
  • špil nadomešča konfliktnost odnosov s povezovanjem skozi iskanje skupnega cilja → ima čisto prave timbilding kvalitete

Špil je mogoče izvesti ločeno ali v sklopu večjih delavnic – odvisno od zahtevnosti ciljev.

Pozor: Špil je to, kar je – špil. Hitra skupinska oblika generiranja idej, izmenjava in kombiniranje različnih pogledov in zamisli z namenom rešitve zastavljenega problema. Predpostavlja se, da se v špilu rešuje problem, za katerega v organizaciji že obstajajo temeljna znanja. Kaj pa če želite prodajati hladilnike na Aljaski, niste pa doslej prodali še nobenega hladilnika zunaj zmerno toplega pasu – potem je treba pred špilom pridobiti specialistično znanje! (tudi za to imamo v delavnicah posebne module)

Preverjene učinke daje že enostavna izvedba. Vlogo usklajevalca lahko namreč prevzame kar kdo od zaposlenih. Seveda pa lahko za celotno delavnico naročite tudi nas. Na voljo so še spomladanski termini.

0 Comments

Leave a reply

Vaš e-naslov ne bo objavljen.

*