Povezane ekipe, prepričljivi produkti

Povezane ekipe, prepričljivi produkti
23 januarja, 2022 Omnibus

Kako prebuditi notranjo moč ekipe in jo prečrpati v navdahnjene proizvode / storitve, ki bodo spet prepričali kupce?

Nemotivirana ekipa.

Težavno podajanje nalog semtertja med oddelki.

Komunikacijski šumi in zastoji v izvajanju projektov.

Dolgi brezplodni sestanki, ki srkajo energijo in s tem utapljajo kreativne vzorce.

In na koncu izdelki, produkti, storitve, ki imajo vgraviran napis “izdelano brez navdiha”, zaradi česar je treba kupce skoraj siliti k nakupom.

Če zgoraj navedenega nikakor ne morete povezati s projekti, v katerih sodelujete – se prepustite sreči. Ker vam je na voljo višek časa, lahko nadaljevanje tega bloga torej preberete le iz radovednosti ali morda zaradi naslajanja nad napakami drugih.

Če pa ste kakor Omnibusovci soočeni s projekti, v katerih se včasih pojavi ena, druga ali kar vse zgoraj naštete težave naenkrat, potem se lahko potolažite – niste tako drugačni od drugih. Na te težave smo naleteli večkrat, skrbno smo jih študirali in iskali načine za njihovo premagovanje. Čas hitre transformacije trgov, ki zahteva večjo odzivnost, je pravzaprav te težave še bolj potisnil v ospredje. Tudi nova tehnološka orodja pri tem niso poskrbela za čudežno rešitev, kvečjemu za dodatno kopičenje problemov in še večji pritisk kratkih časovnih rokov.

Toda kaj bi dejali, če smo po dolgem zbiranju izkušenj, preizkušanj in dodelav sedaj prepričani, da lahko ponudimo orodje, ki:

  • ruši težke silosne stene med oddelki v organizacijah
  • s posebnim algoritmom množi možgansko moč udeleženih pri iskanju rešitev
  • spodbuja kreativnost (ko je treba proizvajati ideje) in pomaga pri odločanju (ko je treba izbire spremeniti v odločitve)
  • daje glas tistim neslišnim glasovom, ki jih na sestankih preglasijo vedno eni in isti zvočniki
  • uspešno pomaga ločiti pomembno od nepomembnega
  • spravi raznolike člane ekipe na skupni imenovalec in pospeši pot do rešitve

— O KAKŠNI ČAROBNI REŠITVI GOVORIMO?

Žal ni čarobna rešitev. Je pa metoda, ki smo jo preizkusili v projektih z našimi naročniki

V jedru našega orodja je spoznanje, da v močno spremenjenih pogojih, kjer konkurenca pogosto udarja iz nepričakovanih koncev, obstoječi načini reševanja organizacijskih problemov ne zadostujejo. Še več: prav ti načini reševanja problemov, ki so morda nekoč pripeljali do rezultata, sedaj postajajo največja ovira razmahu novih rešitev. Stare navade kot železna srajca oklepajo zaposlene, da bi izdelali rešitve, ki bi prestopile bregove povprečnosti.

Z metodo tako predvsem skušamo premagati stare vzorce reševanja problemov, ki blokira dostop do drugačnih rešitev. Pomaga nam, da na površje izčrpamo med zaposlenimi in obstoječimi procesi skrito organizacijsko znanje. S tem okrepljenim tokom znanja in kreativnosti nato navdahnemo rešitve zahtevnih problemov.

Problem je splošen, saj izvira že v šolskem sistemu, kjer nagrajujemo individualno reševanje problemov, vselej po eni – domnevno edini pravilni – poti. S tem se povsem zaduši razvijanje alternativnih poti, skupaj s tem pa tudi kreativnost, ki je nujna za npr. prepoznavne proizvode na trgu.

Prebujanje timskega znanja z našo metodo zato poteka v obliki delavnic (workshopov), ki niso namenjene le igranju (čeprav je igra pomemben element), marveč se na njih izdelujejo rešitve tudi za najbolj kompleksne probleme – prave »trde orehe«.

— KAKO DELUJEJO DELAVNICE?

Metodo vodenja delavnic smo razvili in preizkusili v neposrednih stikih z naročniki.

Na delavnicah v skrbno izbranem zaporedju intenzivnih korakov s pomočjo pripravljenih vaj usmerjamo ekipo udeležencev proti rešitvam. Te so lahko izjemno raznolike od npr. jasnih napotkov o poslovnih vidikih ponudnikom programske opreme ali brief arhitektu pri izrisu nove zgradbe pa vse do samostojnega razvoja novih produktov ali storitev za trg.

Pri tem se pomikamo skozi različne faze od identifikacij težav do faze kreacije rešitev za identificirane težave.

Veliko število pridobljenih idej lahko povežemo v dva ali tri glavne scenarije, nato pa s hitrimi zamahi in ob vključevanju prav vseh udeležencev (najtišji ne izpadejo, nasprotno »tiha voda bregove dere«!) ocenimo, kateri je najprimernejši. Dodamo še nekatere rešitve, ki so pridobljene na poti.

Zadnja od naših delavnic je bila preizkušena v izjemno visoko konkurenčnem trgovinskem okolju. Ekipo naročnika je pripeljala do prenovljene pilotne trgovine, ki je postala daleč najbolj donosna med vsemi trgovinami v njegovi mreži! Pri tem pa ni bilo nobenih dodatnih zunanjih izvajalcev.

METODA SLAPOV, SPRINT ALI AGILNOSTI?

Gre torej za inovativno projektno vodenje? Je to potem sprint? Ali scrum (»gruč«)? Ali kakšna druga agilna metoda?

Verjetno ste kakšno od zgoraj navedenih metode že preizkusili. Morda ste s sprinti in/ali scrum metodo na koncu ugotovili, da ste precej časa porabili z učenjem metode ali vzpostavljanjem informacijske podpore ali celo na tisoče polepljenimi post-it listki.

Vse to smo preizkusili tudi mi in prepričani smo, da so zgoraj navedene metode v pravem kontekstu zelo uporabne. Pravzaprav se jih ne branimo tudi v Omnibus delavnicah, raje jih kombiniramo med seboj – v kakšnem koraku vključimo tudi staromodno, a v določenih primerih učinkovito specialistično etapo izvedbe projekta.

— KAJ PA ČE NIMATE ČASA ZA DELAVNICO?

Nimate časa? Vašim ekipam primanjkuje znanja? V projektni ekipi prevladujejo inženirji, ki niso zares kreativni? Se vam zdi, da so nekje na poti člani ekipe izgubili motivacijo? Vas preganja deadline in sedaj ne morete ekipe obremeniti še z delavnico?

Namesto odgovora, pomislimo. Če bi imeli na razpolago za izvedbo projektov veliko časa, bi vaše ekipe prekipevale od znanja, bi udeleženci kar bruhali kreativne rešitve in dobro usklajeni sodelavci špricali od motivacije, poleg tega pa jih ne bi preganjal deadline – bi sploh še potrebovali kakršnokoli rešitev?

Za ostale – vse tiste, ki imajo zgoraj navedene pomisleke – pa so naše delavnice rešitev.

Pripravljene so za organizacije, ki so pod stresom zaradi disrupcij, povečane konkurence, padajočih tržnih deležev, in se pogosto znajdejo v situacijah, kjer odpovejo mehanizmi za skupinsko reševanje problemov. Povečano število sestankov in projektov pogosto le še krepi stres, in tako namesto odpravljanja problemov, te celo dodatno podpihuje. Ena od posledic navidezne nezmožnosti je tudi slabša motivacija zaposlenih.

Dodatno vonj po porazu širi občutek, da konkurenci pot do rešitev uspeva lažje in bolje, da imajo bolj usposobljene zaposlene in mnogo večje resurse za izdelavo super dosežkov.

Kot rečeno: povsem mogoče je, da je katero od zgoraj naštetih vprašanj v resnici del problema. Ko na to naletimo, rešitev vključimo v našo delavnico. Če je problem znanje, lahko pripeljemo zunanjega eksperta, specialista, da prenese potrebno znanje. Če je problem čas, povečamo intenzivnost in skrajšamo posamezne faze, itd.

Ko se ekipe premikajo skozi etape delavnice ali celo od delavnice do delavnice se začne krepiti tudi moč njihovih rešitev. Otipljivi dosežki delajo čudeže.

Pri tem dosežki spominjajo na učenje vožnje kolesa. Kakor se otrok najprej nekajkrat pobere, potem pa začne voziti kolo, se tudi v teh primerih rešitve vtisnejo v »kolektivni spomin« in s tem dobijo trajno vrednost.

— KAJ Z METODO DOBI NAROČNIK?

S pomočjo metode ciljno usmerjenih »delavnic« se izboljša sodelovanje, prebudi kreativnost in poveča uspešnost reševanja problemov. Tudi če ne verjamete, da to deluje, lahko preizkusite. Nenazadnje: je kaj hujšega od brezplodnih sestankov, ki se vlečejo v neskončnost. Ali pa izdelkov, ki kupce in uporabnike puščajo ravnodušne?

Do neke mere so rešitve v samih ekipah. Pogosto tudi tistih, ki so kritizirane oz. se zdi, da niso več ustrezno opremljene z znanji za nove čase.

Lahko bi rekli, da gre za delavnice, ki pomagajo iz-tiriti le zato, da bi na koncu različne poglede spet povezali in vtirili v bolj prepričljivo kompozicijo.

—KAJ JE BISTVO METODE? ZAKAJ DELUJE?

Področje bomo v kratkem bolj razsvetlili z dodatnim člankom posebej na to temo. Na tem mestu le poudarimo, da izvira naša metoda iz spoznanja, da je glavna organizacijska težava predvsem način reševanja problemov, ki je zakoreninjen že v naših šolskih sistemih, pozneje pa se prenaša v organizacijske odnose.

Ko odpravimo glavno težavo, se prebudijo skrite moči vaših ekip.

Brez zadržkov smo pri delavnicah združili:

  1. a) stoletje stare asociativne metode spodbujanja kreativnosti, ki izvirajo iz psihologije
  2. b) DeBonov koncept lateralnega razmišljanja, ki nujno dopolnjuje vertikalno razmišljanje iz naših šolskih sistemov
  3. c) sodobne agilne metode reševanja problemov kakor sta jih osmislila med drugim Ries in Knapp
  4. d) spoznanja nevroznanosti o tem, kako delujejo naši možgani in percepcija

— PRILAGODLJIVOST METODE

Vse zgoraj navedeno smo povezali z našimi izkušnjami, predvsem jasnimi spoznanji:

  • V posameznih fazah iskanja rešitev dobro delujejo individualni načini izdelave rešitve (npr. risanje, vizualizacija rešitve), ki pa morajo nujno biti podkrepljeni z metodami skupinskega ustvarjanja in odločanja
  • Vsak posamičen naročnik ima specifičen problem in značilno situacijo. To zajamemo z:
    1. prilagoditvijo vsebine delavnic, kjer želimo v čim večji meri skupaj z naročnikom na začetku sodelovanja opredeliti primanjkljaje, npr. specifična znanja, tehnološki resursi, izvedbena moč kar nagovorimo z jasnim učnim programom.
    2. prožnim izvajanjem prilagoditev tudi med delavnicami, na osnovi prejetih odzivov, analize odgovorov
  • Paradigma reševanja problemov je vsem skupna – če se želiš naučiti voziti kolo, je treba splezati nanj in se v tem preizkusiti ne glede na predznanje

— UČINKI DELAVNIC

Transformacija reševanja zahtevnih problemov z našo metodo delavnic po izkušnjah sproži naslednje učinke:

  1. Ekipa se s prehodom iz sestankovalnega v delavnični režim močneje medsebojno poveže
  2. S pomočjo spodbujanja kreativnih rešitev se odprejo kanali za izdelavo raznolikih rešitev, ki so tudi bolj prilagojeni spremenjeni konkurenčni resničnosti
  3. Aktivirana znanja vseh udeležencev poskrbijo za večjo skupinsko motivacijo pri izdelavi rešitve
  4. Dodatna možnost dopolnjevanja znanja z vnosi najboljše strokovna literatura s področja.
  5. Zmes angažiranosti, povezanega znanja in motivacije pripelje do bolj navdahnjenih izdelkov. S tem se pogosto zmanjša ali celo povsem ukine potreba po dragih specialistih, ki bi sicer izolirano od ekipe naročnika pripravili »zaprtokodne« rešitve
  6. Povečana samozavest ekipe na osnovi vmesnih faz in končnega produkta
  7. Skrajšanje časa od ideje do izvedbe zahtevnega projekta. Pogosto se pokaže, da so celo najzahtevnejši problemi z novim načinom skupinskega ustvarjanja in odločanja rešljivi.
  8. Trajna usposobljenost članov ekipe za reševanje zahtevnih problemov

— KAKO NAROČITI DELAVNICO?

Delavnico lahko naročite na tej povezavi.

Odvisno od zahtevnosti problema in pričakovanj bomo za vas priporočili enega od obstoječih formatov:

  • superkratki nekajurni
  • intenzivni 1-2 dnevni
  • klasika 5 – 6 terminov x 1,5 h z odzivi in nalogami
  • razširjeni XL formati

Krajši formati načeloma pripeljejo do rešitev za posamezne projektne faze (npr. napotki za raziskavo), medtem ko so daljši formati že pravo upravljanje s projekti (npr. izdelan prototip novega izdelka).

Vsi formati so na voljo v online različicah, ki so temu posebej prilagojene.

Za poskus pa lahko tukaj opravite eno malo koristno vajico, da vidite kako se lahko z drugačnimi pristopi drugače

— PRAKTIČNA VAJA ŠT. 52: ODPRAVLJANJE TEŽAVE Z VRTENJEM VPRAŠANJA

Ena od karakteristik delavnic je, da poteka v obliki kratkih oprijemljivih nalog, s katerimi se pomikamo od rešitve do rešitve. Tukaj podajamo eno od nalog, ki pomaga pri odblokiranju težav pri zastoju v projektu. Lahko pa jo uporabite tudi samostojno, v parih ali manjših skupinah.

Najprej jasno postavite problem, ki ga želite rešitev: npr. skrajšanje časa za usklajevanje terminov timskih sestankov

  • Skupaj s sodelavci vzemite vsak svoj blok post-it listkov
  • Vprašajte se: kako lahko drugače zavrtite postavljen problem. Primeri:
    • ukinitev usklajevanja sestankov
    • skrajšati timske sestanke,
    • poiskati luknje v koledarjih, itd.
  • V največ 5 minutah zapišite vsak zase vprašanja, ki ne smejo ponoviti osnovnega vprašanja – tako boste dobili več predlogov
  • Zbiranje predlogov je opravljeno. Sedaj naj vsak iz skupine izbere 3 predloge s svojega seznama (2 min)
  • Prilepite izbrane post-it listke na pano – brez reda
  • Vsak od udeležencev ima na voljo 5 pik, ki jih dodeli najboljšim predlogom.
  • Tri najbolje ocenjene predloge z največjim številom točk postavite v središče, ostale umaknite ob stran. Združite predloge v eno rešitev (5 min).

Ena mogoča rešitev problema usklajevanja timskih sestankov je tako: (1) analizirati koledarje – ure z najmanj obveznostmi, (2) skrajšati timske sestanke na 5 min in (3) postaviti po defaultu obvezno udeležbo, ki pa jo lahko kdorkoli spremeni.

Namesto post-it listkov lahko uporabite tudi vnose v google forms ali kakšno drugo obliko za zbiranje vnosov podatkov.

0 Comments

Leave a reply

Vaš e-naslov ne bo objavljen.

*